Veranstaltungen aller Art

Unter Events versteht man grundsätzlich Veranstaltungen aller Art. So zählen Geburtstagsfeiern, Konzerte und  Kongresse auch dazu. Events zeichnen sich durch Inszenierung, Interaktivität und Erlebnisorientierung aus. Sie haben den Zweck, potentielle Kunden anzusprechen und Reputation aufzubauen. Die Eventplanung wird u.a. von PR-Agenturen wie der Mplus Agentur (zum Kontakt) übernommen.

Strategie

Zuerst erstellen sie ein Konzept: Die Ziele und Zielgruppen werden definiert. Man legt sich auf eine Strategie fest. Ein Zeitplan wird erstellt. Darüber hinaus muss geprüft werden, ob das Event mit dem zur Verfügung stehenden Budget überhaupt realisierbar ist. Danach beginnt die eigentliche Organisation. Die PR-Agenturen suchen eine der Größe der Veranstaltung angemessene Örtlichkeit.  Sie stellen sicher, dass Technik und Infrastruktur einwandfrei funktionieren. Die Agenturen sorgen außerdem für einen reibungslosen Programmablauf und buchen Referenten und Künstler. Vor dem Event kümmern sie sich um Werbung, Anmeldungen und Verträge. Des Weiteren werden die Gäste am Empfang betreut und ihnen werden Namensschilder und eventuell kleine Geschenke ausgehändigt.  Selbstverständlich wird auch für das leibliche Wohl der Teilnehmer gesorgt. Nach dem Event kümmern sich die PR-Agenturen u.a. um die Abrechnung.

Gästemanagement

Unter Guest Relations versteht man die Gästebetreuung. Dabei wird auf Wünsche, Anregungen und Beschwerden der Gäste zur vollsten Zufriedenheit eingegangen. PR-Agenturen kümmern sich um das Gästemanagement. Sie versenden Einladungen, erstellen Gästelisten, fertigen Namensschilder an und wickeln verschiedene Buchungen ab. Messen dienen dazu, Produkte zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen. Da diese Eventart allerdings mit hohen Kosten verbunden ist, ist eine sorgfältige Planung durch Agenturen unabdingbar. Diese fertigen Einladungen, Kataloge, Werbematerial sowie Pressemappen an. Sie organisieren den Transport und die Verpackung der Produkte.

PR-Agenturen reservieren Standflächen und helfen außerdem beim Aufbau und Abbau der Stände. Sie sind auch für Personal und Versicherungen zuständig. Produktpräsentationen können entweder auf einer Messe oder im Rahmen eines großen Firmenevents stattfinden. Im letzteren Fall werden Produktinformation und Entertainment miteinander verbunden. Unter einem Get-together versteht man ein geselliges Treffen im Rahmen einer Messe oder eines Kongresses. Dabei werden Getränke und Häppchen bereitgestellt. Get-togethers dienen dem Zweck, neue Kontakte zu knüpfen.

Foto: Strehl Photography